創業者別忙著列待辦事項,重點在於執行力!

常常跟朋友聊天都會說「創業沒有假期,每天都是戰鬥日!」不論遇到任何種類的假期,員工照樣領薪水、固定成本要支付、公司營運要維持,有太多的大小事要處理,因此工作管理就顯得格外重要。網路上有許多工具應用來協助使用者管理工作排程,例如:Google calendarGoogle inboxEvernote或是網路上的to do list應用等來協助使用者建立待辦事項。

可是待辦事項有時會讓人產生錯覺,過多事項會讓我們難以判斷優先順序,未能第一時間處理那些最複雜且重要的任務。所以重點不在建立工作清單或如何使用工具,而是在於分出輕重緩急及了解什麼是應該做的事,用對方法就讓工作效率備增,這篇文章就來分享我自己建立「執行事項」的經驗吧。

1.不敗的執行清單工具:紙
如前面所提,有太多的工具可以建立成千上百的待辦清單,但每天真正需要被執行的項目有限,為什麼最推薦的工具還是紙(白紙、筆記本)呢?因為重點是放在”需要被執行”,而不是”等待被執行”的項目上。因為紙是隨手可得,可以是回收紙、筆記本、便利貼或其他可書寫的材料,透過手寫過程中給自己思考的時間,也能隨意置放在顯眼的位置,達成提醒功用。

2.建立能力內可完成的項目
建議在睡前或下班前可以花幾分鐘的時間思考或重新檢視待執行的項目,分辨每個事項的連帶關係重要性及可排程的時間。因為這能強迫思考及比較相對重要的項目,在建立項目時,也可以規劃一天的工作時間及評估預期的工作效率,還要保留工作被打擾的彈性時間。

個人最佳經驗的數量是列出五個項目,因為過多則可能導致無法完成當日工作,心情也會受影响,感覺永遠工作永遠都作不完。

3.使用地點
這份待辦事項強列建議在擬定完後,就直接放在辦公桌或是貼在電腦螢幕前,下好離手不要反悔,要相信第一直覺所做出的判斷,隔天工作就能提醒自己直接進入作戰模式。而這份清單絕對不要置放在車上、臥室或廁所,因為這些高風險地區有太高機率及誘因會產生干擾而遺失。另外,不使用電腦、手機記錄執行清單的原因是,這些載具擁有太多的誘惑了,可能會開啟不同的網頁或APP,而失去專注力。

如果每天能給自己一定時間,檢視"必要"做,而不是只想"需要"做的,或許就能慢慢找出正確的方向。

以上所提的方式可從以”日”為單位擴大到以”週”為單位,在每週最後一個上班日也依照上述方法來執行,也會有不錯的效果。各種排程方式或工具應用都沒有對錯,使用效果也會因人而異,希望各位都能找出最適合自己的方法。如果你有不錯的工作管理的方式,也請跟大家共同分享吧!

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