新創公司決定業務外包前的四項原則

新創公司很容易遇到想做的事很多,時間人力不足,自然就會思考到將工作外包。有的人認為外包是萬靈丹,用錢來解決事情,這樣可以加速計劃的進行,其實外包只是創業者的決策項目之一,在下決策前需要先了解哪些事呢?

1.外包前先想清楚是「需要」還是「想要」?

在考慮外包前,評估項目真的有其「必要性」再決定要不要投入資源?因為很多時候創業者有廣大的目標計劃,但很多項目往往只是還處於「如果有了這個也很好」的階段,並非影响營運的關鍵項目,如果倉促投入資源,只可能加快資金的消耗。

2.懂專業、知行情

要執行外包前建議公司裡至少需有二個懂得該項專業的窗口。為什麼要二個?因為以防萬一有人請假或其他事由無法上班而進度中斷,另一方面可以扮演黑白臉的角色來督促外包廠商的進度。如果真的公司內部都沒有該項專業的人,那建議還是考慮改用其他替代方案去進行。

比如創業者要將程式外包,要注意與對方公司是否能建立起有效率的溝通反饋,以及是否有相關經驗。如果公司內部沒有人看的懂程式碼,也不知道修改及開發時程的拿捏,也不知道辨別難易度,只有任憑外包公司開條件,可能會遇到漫天開價的情況,甚至拖垮公司財務。

3.外包並不一定是單一選項

建立團隊及外包業務並不是二選一的情況,有時也可以視情況彈性調整。舉例來說:某團隊已穩定營運,想要進一步開發新服務,在思考建立新團隊或是外包業務。

要開發一個服務,需要的是一個團隊,不只是一個人。當公司尚無法負擔這麼多人力成本或是還沒驗證這個項目是否能為市場接受,可以考慮選擇外包。同時也在公司裡選擇未來要來執行該項服務的人來當窗口,溝通並學習外部專業技巧,一方面也可以在過程中了解這個項目是否值得投入更多資源。有了實際執行的成果,就有較可靠的判斷依據。

4.外包可以讓公司更加專注

很多公司在發展自有產品時,會發現原來還有週邊項目有商機,就逐漸把其他業務也納進來。可是到一段時間就會發現,原本的核心產品的開發進度緩慢,反而把資源花在週邊項目上

舉例來說: 軟體開發公司開發了一款工具,發現很多廠商要求修改其附屬功能,也願意付費。團隊就很開心接了這些客制化需求,也順利收到錢。經過了一段時間就發現原本的主服務開發進度大幅落後,因為人力都已經在處理那些客制化需求的項目上。這時就要選擇是否要繼續接客制化的單,還是要專注在開發主服務上。

後來軟體公司做了一項決策,客制化的需求可再分為二類。
A:跟主服務有關
B:跟主服務無關
如果客戶的需求是跟主服務有關的功能增加調整,則會由公司內部團隊來進行,因為同樣是朝向主服務做的更好的目標。而跟主服務無關的客制化部份,因為很可能只是單一公司的需求,就委外去開發調整。

外包,最重要的是解決「對的」問題,而不是創造更多的問題。認清現況,才能找到適合的解決方案。

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