因為研究需求常要處理不同類型的投資資料，例如年報、研究報告、簡報和逐字稿等，我過去需要花許多時間反覆調整與設計架構。後來，我開始運用 ChatGPT 的模板功能，讓工具記住我的需求。現在，只需啟用模板，就能快速處理資料並生成初稿，效率大幅提升。
有一次跟朋友分享經驗，才知道朋友也有一樣的困擾。這也讓我意識到，效率工具的使用其實不僅僅是個人的選擇，還能透過分享為更多人帶來價值。
原本還想說要不要私藏這個運用方法當秘技，但後來想想，大家共好才是更重要的。所以今天想來分享一個我才在ChatGpt裡使用的概念：模板。
什麼是模板？
模板是一種結構化的框架，用來簡化反覆出現的任務。例如，在報告撰寫、數據整理或專案規劃時，如果有事先設定的格式與欄位，我們就能省下不少「從零開始」的時間。同時，這也讓產出內容更一致、更可靠。
一、設定專屬模板的三大步驟
1.明確需求與目標
在開始前，先問問自己：
- 哪些工作流程經常重複？
- 哪些細節容易被忽略？
- 哪些內容需要有固定格式，來呈現更專業的感覺？
例如，如果你常寫研究報告，可以嘗試建立一個包含「營運現況」、「產業趨勢」及「財務分析」的基本架構，讓之後要產出的報告都能依照同個架構進行。
2.善用 ChatGPT 建構模板
當你對模板架構還不清晰時，可以運用ChatGPT來磨合：
- 描述需求：簡單說明自己想要的框架，例如「想要一份聚焦收入和成本趨勢的財務分析模板」。
- 試用調整：ChatGPT 給出初版後，再依實際需求微調。
- 保存與記憶：對模板感到滿意後，可請 ChatGPT 幫忙記憶，並設定簡單的關鍵字，方便日後即時調用。
若在工作中偶然生成了不錯的內容框架，也可直接將其轉化為模板。例如：「這是我整理法說會的架構，請將它保存為’法說會模板’。」接著可在未來不斷測試、優化，讓模板越來越貼近實務需求。
接著設定專屬的簡短關鍵字，未來輸入該字，就能迅速取得模板。這就像為自己設定了一個專用的「快速鍵」，減少翻找資料的麻煩。
3.定期優化與更新
需求會隨時間改變，別忘了偶爾檢視並更新模板的內容。
- 新增重要分析指標
- 刪除不再需要的部分
透過這些調整，我們可以確保模板一直保持實用而不僵化。
二、實際運用模板的關鍵步驟
1.快速啟動
舉例來說，在處理資料時，只要上傳文件檔，輸入”用報告分析模板處理”，即可使用先前準備好的框架處理資料，擷取所需的資訊，不必再重新要求產出的整體架構。
2.填寫內容
有了模板，你只需專注思考特定的資訊內容跟段落，檢視是否需要加強，再讓ChatGPT補足相關的資訊。
3.應用與分享
完成後的內容可輸出成文件，或分享給朋友。透過這種方式，不僅節省時間，也能在交流中讓夥伴更加理解整體邏輯，並提出改進建議。
三、實際成效：效率提升的幾個面向
1.時間與重複工作減少
模板可以幫助快速啟動工作，省去從頭設計框架的時間。例如，處理一份逐字稿或年報時，只需調用既定的框架，即可快速完成初稿，減少不必要的手動操作。
2.專業度與一致性提升
模板確保每次輸出的文件在格式與邏輯上保持一致，這對需要頻繁處理結構化內容的工作尤其重要。
3.更專注於分析與決策
當骨架和框架已經就位時，可以將更多精力專注在關鍵的數據分析或內容深度上，而非排版或重複性調整。
透過這些效率提升，身為投資幼幼班的學員，應該有機會能升級到小班，能更高效地完成任務，並將節省下的時間投入到更具創造力與價值的專案中。
經驗分享與結語
以法說會整理為例，以前我可能需要幾個小時才能完成一份整理報告，而現在只需要不到一個小時就能完成初稿。雖然模板無法完全替代人工判斷，但它為我提供了一個穩定且快速的起點。透過這樣的方式，我不僅省下了時間，還能專注於更具深度的分析與思考。假設每份資料的研讀，都能用模板方式省下30分鐘，隨著處理數量的增加，無形中就會在市場上拉開與他人的差距。
最後，我想提醒大家，AI 工具再強大，也需要我們親自確認細節，以確保資訊的準確性與專業度。透過靈活運用模板與持續優化，我們可以更高效地應對工作中的各種挑戰，並保持對結果的掌控。
希望這些經驗能帶給你啟發，不論是剛開始接觸 AI 工具，或已經在使用中，都能找到最適合自己的方式，提升效率並迎接更大的挑戰。讓我們一起學習，一起成長。